Administrative Assistant, Japan Operations

DESCRIPTION:

Japan OperationsでVP及びチーム全体をサポートするAdministrative Assistantのポジションです。VPの業務サポート、SharePoint・Wikiの管理、イベント運営、購買管理、全社ミーティングの運営など多岐にわたる業務を通じて、オペレーション部門の円滑な運営に貢献いただきます。組織全体の効率化と成長を支える重要な役割を担っていただける方を募集しています。

Key job responsibilities
管理業務:
•購買プロセスおよび購入依頼の管理
•Expense Reportの処理および提出
•SharePointやWikiの新規作成・管理
•メール配信リストの維持・管理
•国内出張手配

イベント管理・調整:
•Peak期間中の社内イベントの企画・運営
•社内コミュニケーションチームと連動しJapan Operations全社会議の運営サポート
•オフサイトミーティングの運営・調整
•大規模会議室のスケジュール管理
•会議用のランチやコーヒーなどのケータリングサービスの手配

施設・総務:
•GREF（施設管理）への各種申請業務
•郵便物および社内配送の取り扱い
•建物へのアクセスおよび入館申請
•機器・備品のレンタル
•イベントスペースの申請および承認手続き

A day in the life
フレックスタイム制
※コアタイム無し・基本勤務時間：9：00～18：00（実働8時間/日、土日祝お休み）



About the team
JP Ops Vision : 私たちのビジョンは、One JP Teamとして、自律的かつ判断力に優れたチームメンバーが、エンドツーエンドのオペレーショナル・エクセレンスとイノベーションを一貫して実行することで、カスタマーエクスペリエンスに革新を起こし続けることです。

BASIC QUALIFICATIONS:

- 総務またはグループアシスタントの実務3年以上経験（※職種は問わず）
- PCスキル（ワード、エクセル、パワーポイント）中級
- TOEIC 730点以上程度の英語力（読み書きが苦なくできる）
- 社内外での基本的なビジネスコミュニケーション能力/ビジネス文書作成スキル
- 相手（カスタマー）の立場に立って物事を考えることができる
- 業務遂行能力/自ら優先順位をつけ納期を意識しながら、スピード感をもって業務を遂行できる

PREFERRED QUALIFICATIONS:

- オーナーシップ / 自ら積極的に行動し、常に環境をよりよくしようという意識を持ち、チームメンバーに対してのサポートや貢献することに喜び・やりがいを感じることができる
- ペースの速いハイテク企業での経験
- 変化の多い環境を楽しみ前向きに業務に取り組むことができる
- SharePointやWikiの新規作成ができる
- AIツールなど新しいツールを積極的に業務に取り入れる姿勢がある

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